การนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา
การนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา หมายถึง การ สื่อสารโดยการพูด เพื่อถ่ายทอดข้อมูลหรือแนวคิด ให้ผู้ฟังมีความเข้าใจ หรือมีทัศนคติตามวัตถุประสงค์ ที่ผู้นําเสนอได้ตั้งไว้ ภายในระยะเวลาอันจํากัดหรือ ภายในเวลาที่ถูกกําหนดไว้
รูปแบบของการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา
การนําเสนอข้อมูล เป็นการสื่อสารที่มีความ แตกต่างกันในแนวทางปฏิบัติ รูปแบบของการ นําเสนอแบ่งตามลักษณะ ขนาด และจํานวนของ ผู้ฟัง ดังนี้
๑. การนําเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนําเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้ รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนําเสนอ
๒. การนําเสนอในที่ประชุมชน เป็นการนําเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่มีผู้เข้ารับฟังเป็นจํานวนมาก อาจมี บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนําเสนอได้และเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถามเพิ่มเติมได้อีกด้วย เช่น การฟัง อภิปราย การบรรยายความรู้ เป็นต้น
ลักษณะที่ดีของการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา
การนําเสนอที่ดีจะทําให้ผู้รับการนําเสนอมีความพึงพอใจ ชื่นชม และเกิดการยอมรับ ยกย่องให้เกียรติ สําหรับผู้นําเสนอ จึงจะถือได้ว่าการนําเสนอได้รับผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ โดยทั่วไปลักษณะของการ นําเสนอข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะ ดังนี้
๑. มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กล่าวคือ มีความแน่ชัดว่าเป็นการนําเสนอเพื่ออะไร ถ้าเป็นการนําเสนอ เพื่อพิจารณา ผู้รับการนําเสนอจะทราบได้โดยทันทีว่าจะต้องพิจารณาสิ่งใด หากเป็นการนําเสนอเพื่อ ขออนุมัติ ผู้บังคับบัญชาจะทราบได้โดยไม่ต้องซักถามว่าเป็นเรื่องใด
๒. มีรูปแบบการนําเสนอเหมาะสม กล่าวคือ มีความเหมาะสมกับเรื่องและสถานการณ์ที่จะนําเสนอ การเรียบเรียงเชิงภาษาต้องกะทัดรัดได้ใจความ ลําดับความได้ดี ใช้ภาษาเข้าใจง่าย มีการใช้อุปกรณ์ประกอบ เช่น ตาราง แผนภูมิ แผ่นภาพ ตามความเหมาะสมเพื่อช่วยให้ผู้รับการนําเสนอพิจารณาข้อมูลได้โดยสะดวก
๓. มีเนื้อหาสาระดี กล่าวคือ สาระที่นําเสนอ มาทั้งหมดจะต้องมีความเที่ยงตรง ทันสมัย ถูกต้อง ครบถ้วนสมบูรณ์ตรงตามความต้องการ มีเนื้อหา ข้อมูลเพียงพอแก่การนํามาพิจารณา เป็นที่น่าเชื่อถือ และเป็นประโยชน์แก่ทุกฝ่าย
๔. มีข้อเสนอที่ดี กล่าวคือ เมื่อพิจารณาดูแล้ว จะเห็นได้ชัดว่าเป็นข้อเสนอที่สมเหตุสมผล ยิ่งมีการ พิจารณาเปรียบเทียบก็จะพบว่าข้อเสนอเป็นทาง เลือกที่เห็นได้ชัดเจนในข้อสรุปและข้อเสนอแนะ แนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน เช่นนี้จึงจัดได้ว่าเป็นข้อมูลการนําเสนอที่ดีจะทําให้ผู้รับการนําเสนอที่ดี
การเตรียมการนําเสนอข้อมูลด้วยวาจา
การนําเสนอข้อมูลจะส่งผลทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อภาพลักษณ์ของบุค จัดการนําเสนอนั้น ๆ ได้ ฉะนั้น จะต้องปฏิบัติตามขั้นตอน โดยพิจารณาเบา บ้าง โดยอาศัยหลักการ ดังนี้
๑. การกําหนดจุดมุ่งหมายของการนําเสนอ ควรตั้งอยู่บนพื้นฐานของหลักการ
•ต้องมีจุดมุ่งหมายที่มีความเป็นไปได้
• ต้องคํานึงถึงผู้รับการนําเสนอเป็นหลัก
• ต้องมีจุดมุ่งหมายไม่มากเกินไปจนทําให้หลากหลายหรือคลุมเครือ
• ต้องก่อประโยชน์ทั้งต่อฝ่ายผู้นําเสนอและผู้รับการนําเสนอ
• ต้องกําหนดจุดมุ่งหมายให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เป็นอยู่
๒. การกำหนดโครงร่างในการนำเสนอ
โครงร่างในการนำเสนอ เป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้การนำเสนอมีความชัดเจนสมบูรณ์ครบถ้วนตามเนื้อหาของการนำเสนอ จึงควรกำหนดโครงร่างตามหลักการ ดังนี้
๑)กำหนดสัดส่วนของเนื้อหา ควรกำหนดสัดส่งวนคิดเป็นร้อยละขององค์ประกอบในการนำเสนอ ดังนี้
•ส่วนนำ (Introduction) ๑๐%
•ส่วนหน้า(Body) ๘๐%
•ส่วนสรุป(Conclusion)๑๐%
๒) กําหนดลําดับเรื่องตามโครงร่างของการนําเสนอ
• เรียงตามลําดับเวลาหรือเหตุการณ์
• เรียงตามกระบวนการและขั้นตอน
• เรียงตามประเด็นกลุ่มใหญ่ตามด้วยกลุ่มย่อย
๓) กําหนดสาระของเนื้อหาในการนําเสนอ
• ส่วนน้ํา ต้องมีการเกริ่นนําให้น่าสนใจหรือเร้าความสนใจผู้ฟัง
• ส่วนเนื้อหา ต้องกลมกลืนสอดคล้องกับส่วนนําที่เปิดเรื่องไว้
• ส่วนสรุป ต้องก่อให้เกิดความประทับใจหรือจับใจผู้ฟัง
๓. การจัดทําโครงร่างการนําเสนอ
การจัดทําโครงร่างการนําเสนอจะต้องคํานึงถึงหลักการและวัตถุประสงค์เฉพาะของการนําเสนอ แต่ละรูปแบบ โครงร่างการนําเสนอสามารถจัดทํา
๔. การเตรียมข้อมูลเนื้อหาที่จะนําเสนอการจัดเตรียมข้อมูลเนื้อหาที่จะนําเสนอ ควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วน คําถามหรือข้อสงสัยใด ๆ ฉะนั้น จึงควรกําหนดกรอบของเนื้อหา ดังนี้
• ควรกล่าวนําหรือที่เรียกว่า อารัมภบท เกริ่นให้รู้ว่าผู้นําเสนอเป็นใคร และนำเสนอในนามของหน่วยงานใด
• ควรบอกชื่อเรื่องทําน้ําเสนอ พร้อมด้วยวัตถุประสงค์ บอกระยะเวลาที่จะใช้ในการนาเสนอ มีการเสนอข้อมูลให้พิจารณามาก่อนแล้วก็ควรแจ้งให้ทราบด้วย
•ควรกล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง ให้รู้ว่าความเดิมก่อนที่จะนําเสนอว่ามีประวัติอย่างไร
• ควรเห็นสภาพปัญหา สาเหตุของปัญหาและตัวแปรที่สัมพันธ์เกี่ยวข้อง เช่น กฎระเบียบข้อกําหนดต่าง ๆ ข้อกฎหมาย เป็นต้น
• ควรชี้ให้เห็นทางเลือกในการแก้ปัญหา พร้อมทั้งมีการประเมินข้อดีและข้อเสียด้วย
• ควรให้ข้อเสนอแนะในการแก้ปัญหาและควรเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด
• ควรมีบทสรุปทั้งข้อเท็จจริงและข้อโต้แย้ง ที่สําคัญถ้าเป็นการนําเสนอเพื่อขออนุมัติ จะต้อง นําเสนอถึงขั้นตอนการดําเนินงานต่อไป หากได้รับการอนุมัติ
๕. การกําหนดลําดับข้อมูลในการนําเสนอการจัดลําดับข้อมูลในการนําเสนอต้องมีความสอดคล้องต่อเนื่องกันไป เพื่อความสมบูรณ์ของ เนื้อหาในการนําเสนอ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสําหรับใช้ในการลําดับข้อมูลในการนําเสนอ กับบางสถานการณ์ที่ นักศึกษาควรทราบ ดังนี้
๑) การนําเสนอเพื่อรายงานการวิจัย
• ทักทายผู้ฟังและแนะนําตัว
• แนะนําชื่อผลงานวิจัย
•ลักษณะความเป็นมาของปัญหา
• ข้อสมมติฐานหรือสาเหตุของปัญหา
• วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล
• วิธีการวิเคราะห์ข้อมูลและการแปลความหมาย
• สรุปสาระสําคัญที่ค้นพบ
• การอภิปรายผล
• ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะในการประยุกต์ใช้
๒) การนําเสนอเพื่อรายงานผลการดําเนินงาน
• ทักทายผู้ฟังและแนะนำตัวหรือหน่วยงาน
• แนะนําชื่อโครงงานหรือโครงการ
• บอกวัตถุประสงค์
• บอกการกิคที่ปฏิบัติหรือรับผิด
• บอกอุปสรรคและ ญาจาที่พบ
• สรุปความสําคัญของข้อมูลที่องต่อเป้าหมายขององค์กร
๓) การนําเสนอแนวทางแก้ปัญหา
• ทักทายผู้ฟังและแนงานกตัว
• บอกวัตถุประสงค์
• บอกแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในอนาคต)
• ชี้ให้เห็นปัจจัยที่อาจจะทําให้เกิดปัญหา
• บอกสาเหตุที่ทําให้เกิดปัญหา
• แนะแนวทาง/ วิธีการลดปัญหา
• สรุปแผนการดําเนินการและกําหนดเวลา
๔) การบรรยายสรุปหน่วยงาน
• ทักทายผู้ฟัง แนะนําตัวหรือหน่วยงาน
• บอกความเป็นมาของหน่วยงาน
• บรรยายภารกิจที่ได้รับมอบหมาย
•ชี้แจงแผนงาน/โครงการที่ปฏิบัติ
• บอกความสําเร็จและปัจจัยแห่งความสําเร็จ
• สรุปปัญหา/อุปสรรคและการแก้ไข
• วางแผนงานในอนาคต
๕) การนําเสนอขายสินค้า
• แนะนําชื่อสินค้า
• บอกวัตถุประสงค์
• วิเคราะห์ความต้องการของผู้ฟัง
• บอกความน่าสนใจในสิ่งที่เสนอขาย
• ชี้ให้ผู้ฟังเห็นประโยชน์ที่จะได้รับ
• บอกขั้นตอนต่อไปในการดําเนินการ
๖) กําหนดเทคนิคและเตรียมโสตทัศนูปกรณ์
การใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ประกอบการนําเสนอมีประโยชน์อย่างยิ่ง ผู้นําเสนอควรเลือกพิจารณา ใช้สื่อให้เหมาะกับสถานการณ์ในการนําเสนอ โดยอาศัยหลักการ ดังนี้
• เลือกประเภทของสื่อให้ตรงและเหมาะสมกับเรื่องที่นําเสนอ
• สือที่มีข้อความควรเลือกเฉพาะข้อความที่สื่อความหมายได้ง่ายในประเด็นหลัก
• ไม่ควรใช้สื่อแทนการนําเสนอ แต่ใช้ในลักษณะของการสนับสนุนการนําเสนอ
• การใช้สื่อควรมีการจัดเตรียมให้พร้อมและฝึกซ้อมการใช้ให้คล่องแคล่ว
ประโยชน์ของการใช้สื่อในการนําเสนอ มีดังนี้
• ช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย
• เลือกประเภทของสื่อให้ตรงและเหมาะสมกับเรื่องที่นําเสนอ
• สือที่มีข้อความควรเลือกเฉพาะข้อความที่สื่อความหมายได้ง่ายในประเด็นหลัก
• ไม่ควรใช้สื่อแทนการนําเสนอ แต่ใช้ในลักษณะของการสนับสนุนการนําเสนอ
• การใช้สื่อควรมีการจัดเตรียมให้พร้อมและฝึกซ้อมการใช้ให้คล่องแคล่ว
ประโยชน์ของการใช้สื่อในการนําเสนอ มีดังนี้
• ช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย
• ช่วยทําให้ผู้ฟังติดตามการนําเสนอได้พร้อมกัน
• ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจและเห็นภาพพจน์ของเรื่องราวได้ชัดเจนขึ้น
๗) การฝึกซ้อมการนําเสนอ
การฝึกซ้อมการนําเสนอเป็นหนึ่งในขั้นตอนของการเตรียมการนําเสนอที่มีความสําคัญ ข้อควร ปฏิบัติของการฝึกซ้อม มีดังนี้
• ควรฝึกซ้อมโดยการพูดออกเสียงดัง ๆ ฝึกซ้อมการนําเสนอหน้ากระจกหรือต่อหน้าผู้อื่นเช่น ครอบครัว เพื่อน และผู้ร่วมงาน
•ควรใช้นาฬิกาช่วยจับเวลา โดยเฉพาะในกรณีที่การนําเสนอมีช่วงเวลาสั้นมาก ๆ เช่น ให้เวลานําเสนอเพียงห้านาทีเท่านั้น
• ควรจําเนื้อหาการนําเสนอให้ได้ จะได้ไม่ต้องกังวลที่จะมองดูหรืออ่านเนื้อหาในกระดานบันทึกเป็นระยะ ๆ ทําให้ขาดความมั่นใจเวลานําเสนอต่อหน้าผู้ฟัง
•ควรบันทึกภาพหรือเสียงของตนเองในขณะฝึกซ้อมไว้ วิธีนี้จะช่วยให้ทราบข้อบกพร่องแก หาวิธีการปรับปรุงแก้ไขเพื่อให้การนําเสนอมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
ข้อดีของการฝึกซ้อมการนําเสนอ มีดังนี้
• ทําให้เกิดความมั่นใจในการนําเสนอมากยิ่งขึ้น
• ทําให้มีโอกาสได้แก้ไขข้อผิดพลาดที่พบได้ในระหว่างฝึกซ้อม
• ทําให้การนําเสนอมีความสมบูรณ์ไม่หลงลืมประเด็นสําคัญ
• ทําให้ใช้อุปกรณ์ในการนําเสนอได้ถูกต้องตามลําดับขั้นตอน
• ทําให้การนําเสนอมีโอกาสประสบความสําเร็จตามวัตถุประสงค์
การใช้ภาษาในการนําเสนอข้อมูล ควรมีลักษณะดังนี้
(๑) ควรเป็นภาษาที่เข้าใจง่าย
(๒) มีลักษณะเป็นภาษาพูดมากกว่าการอ่าน
(๓) ควรใช้ภาษาที่เป็นแบบแผนในการนําเสนอ
(๔) พูดอย่างเป็นธรรมชาติ มีชีวิตชีวา
(๕) ใช้ถ้อยคําที่สุภาพอันแสดงให้เห็นถึงความมีมารยาท
(๖) พยายามใช้ถ้อยคําเชื่อมโยงจากตอนหนึ่งไปสู่อีกตอนหนึ่งให้สอดคล้องกลมกลืน
บรรณานุกรม
KIM'BLACK THAILAND. (2561). การนำเสนอข้อมูลด้วยวาจา. [Online]. เข้าถึงได้จาก : https://sites.google.com/site/thaipktc2018/karna-senx-khxmul-dwy-waca.
[2563,มีนาคม,10]
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น